Privacybeleid

Scouting Nienoord verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nienoord via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy. 

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via de leiding en het secretariaat van Scouting Nienoord.
Wanneer je lid wilt worden krijg je van de leiding van je speltak een inschrijfformulier die je moet laten invullen door je ouders of verzorgers (meerderjarigen mogen dit zelf). Als je dat formulier weer inlevert bij je leiding, dan leveren zij het inschrijfformulier in bij de ledenadministratie/secretariaat van Scouting Nienoord. De ledenadministratie/secretariaat scant het inschrijfformulier en vernietigt het orgineel.
Het gescande document wordt op een met wachtwoord beveiligde plek opgeslagen. Alleen de ledenadminstratie/secretariaat en de penningmeester kunnen deze gegevens inzien.
Zodra het lidmaatschap effectief wordt, word je ingeschreven bij Scouting Nederland. Hiervoor registreert de ledenadministratie/secretariaat je gegevens in Scouts Online. Je hebt zelf via Scouts Online (sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens en de mogelijkheid deze te wijzigen. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. 

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Nienoord hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd of teruggegeven aan de ouders.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Nienoord mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen de leden of hun wettelijke vertegenwoordigers op het inschrijfformulier een doorlopende SEPA machtiging in. De ledenadministratie/secretariaat scant het inschrijfformulier en vernietigd het orgineel.
Het gescande document wordt op een met wachtwoord beveiligde plek opgeslagen. Alleen de ledenadminstratie/secretariaat en penningmeester kunnen deze gegevens inzien.
De machtigingsgegevens worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting Nienoord heeft inzicht in de financiële gegevens. 

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. 

Online media

Op www.scoutingnienoord.com worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Nienoord maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Nienoord en als herinnering. Op het lidmaatschap inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken. Het beeldmateriaal wat voor het intrekken van de toestemming is gebruikt, zal niet worden verwijderd.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Nienoord is terug te vinden via www.scoutingnienoord.com en op te vragen via het secretariaat op info@scoutingnienoord.com. 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het  ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. 

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert Scouting Nienoord binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutingnienoord.com). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.